Lembretes automáticos de RSVP: como programar

O convite saiu, metade dos convidados respondeu nos primeiros dias e os restantes ficaram para depois. Na maioria das empresas de eventos, “depois” significa alguém da equipa lembrar-se de reenviar a mensagem aos pendentes, uma semana antes, três dias antes, na véspera, em cada evento da agenda. Quando a época aperta, esse lembrete é a primeira coisa a ser esquecida.

A agenda automática de mensagens do RSVPito resolve exatamente isso: programa os lembretes uma vez e eles saem sozinhos, no dia e à hora certos.

O que é uma sequência de lembretes

É um conjunto de mensagens programadas em relação a uma data. No caso da confirmação de presença, a data é o dia do evento, e cada passo da sequência é um envio com um objetivo: lembrar quem não respondeu, avisar que o evento está a chegar, passar as informações finais.

Os passos que pode ativar

• Reenvio aos pendentes, em dois momentos (por exemplo, 7 e 3 dias antes). Só recebe quem ainda não respondeu.
• Perguntas do organizador, para os confirmados: restrição alimentar, acessibilidade, transporte, o que o evento precisar de saber.
• Lembrete “está a chegar”, para os confirmados, alguns dias antes.
• Lembrete “prepare-se”, no dia do evento, com as informações finais e o código QR de entrada.
• Agradecimento, depois do evento, para quem confirmou.

Para cada passo escolhe o dia, a hora e o canal: WhatsApp, e-mail ou ambos. Ativa só os passos que fazem sentido para aquele tipo de evento.

Hora certa, destinatários calculados no momento

Os envios só saem dentro do horário permitido (por predefinição, das 8h às 21h), por isso ninguém recebe um lembrete de uma festa de madrugada. E os destinatários de cada passo são calculados no momento do envio: se um convidado respondeu entre a programação e o envio, já não recebe o reenvio aos pendentes.

Cada passo mostra antecipadamente quando vai sair e para quantos convidados. E não há contas de mensagens para fazer: no RSVPito, o convite, os reenvios e os lembretes da agenda já estão incluídos no plano. Por e-mail, os envios são sempre gratuitos. Por isso, pode lembrar quem precisa de ser lembrado sem poupar nos reenvios.

Mudou a data do evento? A agenda acompanha

Os adiamentos acontecem. Quando a data do evento muda, a agenda ajusta-se sozinha, e um passo que já saiu nunca é reenviado. Para avisar os convidados da mudança em si, existe a mensagem própria de mudança de local ou horário.

Como desenhar a sequência para cada tipo de evento

Não existe uma sequência única. Alguns pontos de partida:

• Casamentos com ementa fechada por pessoa: reenvio aos pendentes 3 a 4 semanas antes e de novo perto da data-limite do catering; “prepare-se” na semana do evento. A data-limite vem do prazo de RSVP que combinou.
• Festas infantis e aniversários em casas de festas: prazo mais curto, com reenvio 7 e 3 dias antes.
• Eventos corporativos: e-mail para o convite formal e WhatsApp para o lembrete de véspera, quando a leitura do e-mail cai.

O princípio é o mesmo: o lembrete existe para chegar ao número final no prazo de que o catering precisa. Quem confirma tarde demais gera retrabalho no plano de mesas e na produção, e é aí que nasce o no-show.

Uma vista por dia, para todos os eventos

O ecrã de início do RSVPito mostra os próximos eventos com a barra de respostas de cada um e avisa o que precisa de atenção: um evento a aproximar-se com muita gente sem responder, convidados que ainda não receberam o convite, falhas de envio. Com um toque em “Reenviar aos pendentes”, antecipa um envio sem esperar pela agenda.

A agenda automática não substitui o olhar da equipa, mas tira-lhe a tarefa de se lembrar de lembrar. Para quem tem vários eventos por semana, é o que separa uma lista fechada no prazo de uma lista a correr atrás de respostas na véspera.

Fale connosco e veja como programar os lembretes automáticos nos eventos que a sua empresa organiza.