Área do cliente para organizadores e catering

«Quantos já confirmaram?» «Dá para incluir mais dois primos?» «Enviei a arte do convite por e-mail, chegou?» Quem trabalha na organização de casamentos ou numa casa de festas sabe que, nas semanas antes do evento, uma boa parte do dia vai para responder ao cliente. Não é falta de organização: o cliente quer acompanhar, e o único caminho é perguntar à empresa.

Com a página do anfitrião do RSVPito, o cliente que contratou o evento ganha uma área própria para acompanhar e colaborar, sem precisar de telefonar.

O que o anfitrião consegue fazer sozinho

• Acompanhar as confirmações em tempo real, com filtros (vai, não vai, talvez, pendente) e, no dia, quantas pessoas já chegaram.
• Adicionar convidados e acompanhantes à lista, dentro do limite do evento.
• Enviar a arte do convite e fotografias para a página do evento.
• Enviar documentos ao organizador.
• Ligar ou desligar a opção de levar acompanhante.
• Ver o resumo das perguntas aos convidados, só com as contagens (quantos vegetarianos, quantos precisam de transporte), nunca as respostas de cada pessoa.

O anfitrião entra por um link do evento, com um código enviado para o telemóvel ou para o e-mail dele. Não há palavra-passe para criar nem aplicação para instalar.

O que continua com a sua empresa

A área do cliente divide o trabalho, não o controlo. O envio das mensagens, a agenda automática de lembretes, o mapa de mesas e a receção continuam com a empresa: o anfitrião acompanha, mas não edita o mapa da sala. No sistema, cada evento mostra o anfitrião associado, e a empresa mantém o registo dos clientes com o histórico de eventos de cada um, com um atalho para criar o próximo evento do mesmo cliente.

E a empresa não perde nada de vista: quando o anfitrião inclui convidados, o organizador é avisado na central de avisos do sistema, que também chega como notificação no navegador e no telemóvel.

Porque é que isto muda a rotina de quem organiza casamentos

Para quem organiza vários casamentos ao mesmo tempo, o atendimento ao cliente é a tarefa que mais cresce com a agenda. Cada telefonema de «quantos confirmaram?» interrompe o trabalho de alguém. Quando o cliente acompanha a lista sozinho, a conversa com ele muda de «diga-me o número» para decisões que importam: o que fazer com os pendentes, como resolver um acompanhante a mais, quando fechar a lista.

Também resolve um problema clássico: a lista paralela. Quando os noivos ou a família podem incluir convidados diretamente no sistema, a lista oficial deixa de conviver com o Excel da mãe da noiva e com o grupo de WhatsApp da família. Falamos mais disto em como profissionalizar a confirmação de presença.

Para casas de festas e catering

Numa casa de festas, o anfitrião costuma ser o pai ou a mãe do aniversariante, ou o responsável de recursos humanos num evento corporativo. Ter a lista e as confirmações à mão tira ansiedade ao cliente, e enviar ficheiros e documentos pela própria página evita que o contrato, a arte do convite e a lista de restrições se percam em e-mails diferentes.

Boas práticas para abrir a página do anfitrião

• Combine no contrato até quando o cliente pode incluir convidados, alinhado com o prazo de RSVP.
• Defina com ele a regra de acompanhantes antes de ligar a opção.
• Explique que a lista do sistema é a lista oficial do evento.
• Use a pesquisa de satisfação depois do evento para saber se o acompanhamento ajudou.

Veja também as soluções do RSVPito para organizadores de casamentos e eventos.

Fale connosco e veja como a página do anfitrião pode tirar telefonemas da rotina da sua empresa.