Convite no WhatsApp com botões de resposta

Quem trabalha com eventos conhece a cena: o convite sai pelo WhatsApp, o convidado responde “vou sim, obrigado!” a meio de uma conversa, e alguém da equipa tem de ler, interpretar e copiar essa resposta para uma folha de cálculo. Multiplique por 200 convidados e por todos os eventos que a sua empresa tem na agenda do mês, e a confirmação de presença transforma-se num trabalho de digitação.

O RSVPito envia os convites pelo WhatsApp oficial, com botões de resposta. Neste artigo, para organizadores de casamentos, empresas de catering e casas de festas, explicamos o que muda na rotina quando o convidado responde com um toque e a resposta entra sozinha na lista.

O que é um convite com botões no WhatsApp

É a mensagem de convite que chega ao convidado com três botões logo abaixo do texto: Vou, Não vou e Talvez. O convidado toca num deles e está feito: não precisa de abrir um link, descarregar uma aplicação nem escrever nada. Do lado da sua empresa, a resposta aparece de imediato na contagem do evento.

O convite pode levar também a arte do evento, em imagem ou em PDF (comum em casamentos), e o mesmo vale para o reenvio e o lembrete. Os envios saem pelo canal oficial do WhatsApp. Para a sua empresa, isto significa um canal previsível, sem depender do telemóvel de alguém da equipa nem de listas de difusão.

Porque é que os botões funcionam melhor do que o texto livre

• A resposta já vem classificada. Não há “acho que vou” para interpretar: é Vou, Não vou ou Talvez.
• O “Não vou” fica fácil. Quem não vai tende a não responder, e é precisamente essa informação que o catering precisa para fechar o número. Com um botão, dizer que não custa um toque.
• O “Talvez” passa a ser informação. Em vez de um convidado pendente, sabe quem está em dúvida e pode lembrar só essas pessoas mais perto da data.
• Ninguém passa respostas para o Excel. A contagem atualiza-se sozinha e a equipa trabalha com a lista em vez de a alimentar.

Pré-visualização, destinatários e canal: o controlo fica com a empresa

Antes de enviar, o ecrã de nova mensagem mostra uma pré-visualização com o nome de um convidado real da lista. Escolhe para quem enviar (todos, só os pendentes, só os confirmados, um grupo como “Família da noiva” ou convidados escolhidos um a um), o canal (WhatsApp, e-mail ou ambos) e quando: agora ou agendado.

Além do convite, o mesmo ecrã envia o reenvio aos pendentes, os lembretes “está a chegar” e “prepare-se”, comunicados de texto livre (“o estacionamento é pela rua de trás”) e o aviso de mudança de data, local ou horário. Na agenda automática de mensagens, o agradecimento depois do evento pode sair por WhatsApp, por e-mail ou pelos dois.

As respostas entram sozinhas na contagem

Cada toque do convidado atualiza a contagem do evento: Vão (com o total de pessoas, a contar com os acompanhantes), Não vão, Talvez, Pendentes e Sem mensagens. Os filtros da lista mostram logo quem ainda não respondeu, quem não recebeu o convite e quem não tem telemóvel registado. Se já define quantos acompanhantes cada convidado pode levar com o limite de acompanhantes por convidado, a contagem que chega ao catering já vem certa.

E se o convidado responder com texto livre? Recebe uma resposta automática com o link da página do evento, para confirmar por lá. E quem confirma pelo WhatsApp recebe o código QR de entrada e, quando a mesa já está definida, o número da mesa.

Convite, reenvios e lembretes incluídos no plano

No WhatsApp oficial, as mensagens têm custo, e muitas ferramentas de RSVP repassam esse custo por envio. O resultado é conhecido: o organizador fica com receio de reenviar o lembrete, e o convidado esquece-se. No RSVPito, o convite, os reenvios, os lembretes e as perguntas aos convidados já estão incluídos no plano, e o e-mail é sempre gratuito. Para conhecer os planos, fale connosco. Já falámos aqui de como proteger o orçamento do RSVP perante os custos do WhatsApp Business.

Respeito pelo convidado e pela proteção de dados

Lembretes, comunicados e avisos de mudança trazem o botão “Não quero mais mensagens”: o convidado toca e o sistema deixa de enviar de imediato. Ao registar ou importar convidados, a empresa declara ter o consentimento deles, e o consentimento fica registado, com a data e a origem. São cuidados que protegem o convidado e também a reputação da sua empresa.

Na prática, para quem trabalha com vários eventos

Para o organizador com vários casamentos em fase de confirmação ao mesmo tempo, ou para o catering que precisa do número final de cada festa da semana, o ganho está em não tratar resposta a resposta. O convite sai uma vez, as respostas organizam a lista sozinhas e a equipa só intervém onde é preciso: nos pendentes e nos “talvez”.

Para aprofundar: o que é o RSVP via WhatsApp e como funciona e porque é que a confirmação pelo WhatsApp converte mais.

Fale connosco e veja o convite com botões no WhatsApp a funcionar nos eventos que a sua empresa organiza.