Plano de mesas para eventos sin planillas

El plano de mesas suele ser la última pieza de la organización de un evento y una de las más trabajosas. Depende de la lista final, que cambia hasta la víspera; depende de mantener juntas a las familias y a los grupos; y tiene que llegar impreso a la entrada, para la recepción y para el invitado. En muchas empresas de eventos todavía se hace en planilla, en papel o en un archivo de imagen que se rehace con cada cancelación.

RSVPito tiene el plano del salón, conectado directamente a la lista de confirmados. Mira cómo funciona para empresas de catering, salones de eventos y organizadores de bodas.

Arma el salón una sola vez

Arrastras al salón mesas redondas, cuadradas, rectangulares e imperiales, y las áreas que orientan el espacio: pista, escenario, catering, bar, entrada, baños, espacio para niños. El dibujo es en medidas reales y, si quieres, usa el plano arquitectónico del salón como fondo, con transparencia ajustable, para ubicar todo en su lugar.

Para quien tiene salón propio, la mayor ganancia está en las plantillas: el salón se guarda una vez y se reutiliza en todos los eventos. En cada fiesta nueva, el trabajo es solo distribuir a los invitados.

Distribuye a los invitados en segundos

Puedes arrastrar a cada invitado hasta su mesa o usar el botón Distribuir: el sistema sienta a los confirmados manteniendo juntas a las familias y a los grupos, sin separar a los acompañantes. Después solo ajustas lo que haga falta: puedes crear varias mesas a la vez, duplicar, girar y deshacer, y el plano se guarda automáticamente. Cada mesa muestra cuántas personas tiene y cuántos lugares quedan, así es fácil ver dónde cabe quien confirmó a último momento.

Los grupos vienen de la propia lista del evento (“Familia de la novia”, “Trabajo”, “Amigos”), y los acompañantes quedan en la mesa del invitado, a menos que elijas otra mesa para ellos.

Del plano al papel: PDF en A3

El plano sale en PDF en A3 con tres partes: el dibujo del salón, la lista por mesa y una lista “Encuentra tu mesa” en orden alfabético, lista para poner en la entrada. Es el material que antes se armaba a mano la víspera, ahora generado a partir de la lista actualizada.

El invitado llega sabiendo su mesa

Después de confirmar su asistencia, el invitado recibe en la página del evento el número de mesa y un mini plano del salón con su mesa destacada, sin mostrar el nombre de ningún otro invitado. Quien confirma por WhatsApp recibe el código QR de entrada con la mesa en el mismo mensaje (“Tu mesa: 10”). En la puerta, la recepción ve la mesa de cada uno al hacer el check-in y, con un toque, dónde queda en el plano.

Lo que hace el plano y lo que no hace

• El plano define la mesa de cada invitado, no la silla exacta.
• Quien edita el plano es tu empresa; el cliente que contrató el evento lo sigue, pero no lo modifica.
• La mesa aparece en la página del invitado, en el mensaje del código QR que recibe después de tocar “Voy” y en la recepción.

El día del evento: el salón en vivo

Durante la recepción, el mismo plano se convierte en el salón en vivo: mesa por mesa, cuántos invitados ya llegaron y cuántos faltan, y la mesa completa se pone en verde. Para el organizador y el maître, es la forma más rápida de saber cuándo servir la entrada o llamar a los novios, sin contar silla por silla. Mira también cómo hacer la recepción sin filas.

Por qué esto importa para el número final

Un plano de mesas conectado a la lista de confirmados también sirve de control: la suma de las mesas es el número de personas confirmadas, acompañantes incluidos. Cuando ese número cambia, el plano muestra dónde sobran lugares y dónde falta una mesa, antes de que la diferencia aparezca en la producción del catering. Ya hablamos de cómo prever el número de invitados en salones de eventos y catering; el plano es el último paso de esa cuenta.

Mira también las soluciones de RSVPito para salones de eventos y catering.

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