Receção de eventos sem filas à entrada

A entrada é o primeiro momento do evento que o convidado vive de verdade, e é onde muita boa organização se perde: filas à porta, lista impressa riscada à caneta, rececionista à procura do nome pela ordem errada, convidado a perguntar onde fica a sua mesa. Para quem organiza eventos profissionalmente, a receção é a montra.

Já mostrámos aqui como funciona o check-in com código QR. O RSVPito tem também recursos pensados para a equipa da porta: um perfil próprio, a mesa de cada convidado no ecrã, uma ficha de entrada configurável, o registo à porta de quem não estava na lista e a sala ao vivo.

Um perfil só para a receção

A equipa pode ter três perfis: Administração (tudo), Operação (eventos, convidados e mensagens) e Receção, que vê apenas o check-in e mais nada da conta. Assim, pode dar acesso a rececionistas e a equipas temporárias sem expor a lista completa, os outros eventos ou a área financeira.

Check-in no telemóvel, por nome ou código QR

O check-in funciona no telemóvel da própria equipa. O convidado mostra o código QR que recebeu ao confirmar, lido pela câmara do telemóvel, ou a receção pesquisa pelo nome. O check-in é pessoa a pessoa: o convidado e cada acompanhante, ou “Todos chegaram” de uma só vez. Um contador ao vivo mostra quantas pessoas já chegaram (“12 de 48 pessoas chegaram”), e os filtros “faltam chegar” e “já chegaram” ajudam a saber quem ainda vem a caminho.

A receção precisa de ligação à internet para fazer o check-in (os dados móveis do telemóvel bastam), por isso convém combinar com o espaço a rede Wi-Fi da equipa ou garantir rede móvel à entrada.

A mesa no ecrã, a dúvida resolvida à porta

Se o evento tem mapa da sala, a mesa de cada convidado aparece na lista do check-in. Com um toque, a receção mostra onde fica a mesa no mapa. O convidado não precisa de procurar o seu nome numa lista afixada na parede, e a equipa não precisa de decorar a sala.

A sala ao vivo

À medida que os convidados entram, o mapa da sala mostra, mesa a mesa, quantos já chegaram e quantos ainda são esperados, e a mesa completa fica a verde. A receção, o organizador e o chefe de sala olham para o mesmo ecrã, no telemóvel ou no computador.

Ficha de entrada: só o que o evento pede

Alguns eventos precisam de dados à porta: documento de identificação num evento corporativo, pulseira numa festa com área reservada, o número da mesa. Na ficha de entrada, o organizador escolhe, campo a campo, o que a receção pede (não pedir, opcional ou obrigatório): telemóvel, e-mail, data de nascimento, documento de identificação, mesa ou pulseira, observações e autorização para receber mensagens.

A ficha abre já preenchida e destaca o que falta. A receção pode corrigir um dado sem ver o original: o número de telemóvel aparece mascarado. E, sem nenhum campo marcado, o check-in continua a ser um só toque.

Quem não está na lista, registado na hora

Aparece sempre alguém que não está na lista, ou um acompanhante que não estava previsto. Se o organizador o permitir, a receção usa “Não está na lista” e regista a pessoa na hora, já como presente; o acompanhante não previsto entra com o motivo registado. O organizador recebe um aviso agrupado (“A receção adicionou 3 pessoas fora da lista”) e a lista assinala quem “Entrou sem convite”. Em vez de uma nota em papel que ninguém confere depois, a informação entra no evento e ajuda a fechar contas com o cliente e com o catering. Para evitar a surpresa desde o início, use o limite de acompanhantes por convidado.

Checklist de uma receção sem filas

• Lista final fechada e mesas distribuídas antes do dia.
• Código QR enviado aos confirmados (chega depois do “Vou”, com a mesa, e de novo no lembrete “prepare-se” do próprio dia).
• Equipa da porta com o perfil Receção e o evento aberto no telemóvel.
• Ligação à internet testada à entrada.
• Combinado com o cliente: o que fazer com quem não está na lista.

Para eventos corporativos, veja também como evitar filas na credenciação.

Fale connosco e veja como a receção da sua empresa pode funcionar sem filas à porta.