RSVP com campos personalizados

A maioria dos formulários de confirmação de presença ainda fica pelo básico: nome e um botão “vou” ou “não vou”. Funciona para saber quantas pessoas aparecem, mas não ajuda nada a montar a ementa certa, a orientar um convidado sobre o traje ou a organizar o ensaio da primeira dança. O RSVP genérico responde a uma pergunta e deixa passar várias outras de que o organizador, o catering ou a produtora vão precisar de qualquer forma, normalmente em contrarrelógio perto da data do evento.

Porque é que “vai ou não vai” não chega

Confirmar a presença é só a primeira camada de informação de que um evento precisa dos convidados. Consoante o tipo de evento, faltam dados que fazem uma diferença real na operação:

• Restrição alimentar e preferência de prato: vegetariano, sem glúten, sem lactose, alergia a algum ingrediente. Sem recolher isto na confirmação, o catering só descobre no dia, quando já é tarde para ajustar a produção.
• Traje e código de vestuário: em eventos com dress code (casamento de cerimónia, festa temática, evento corporativo formal), confirmar que a orientação foi lida evita constrangimentos à entrada.
• Acompanhantes e crianças de colo: mudam a contagem de lugares e de refeições e, nos casamentos, o espaço reservado às crianças.
• Data de nascimento: essencial quando o evento tem condições especiais para menores ou quando o organizador precisa de separar o espaço infantil.
• Papel no evento: padrinho, madrinha, menina das alianças, mestre de cerimónias. Quem tem um papel além de “convidado” costuma ter de confirmar com mais antecedência, para ensaio ou briefing.

Nenhum destes dados aparece num simples “sim ou não”. E pedir cada um à parte (num telefonema, numa mensagem avulsa no WhatsApp, numa folha de cálculo paralela) é o mesmo trabalho manual que a confirmação de presença devia ter eliminado, só que espalhado por vários sítios.

O custo de descobrir isto tarde demais

Quando a recolha destes dados não faz parte do próprio formulário de confirmação, o organizador e o catering só descobrem a informação real perto do evento, ou no próprio dia:

• Ementa fechada sem contar bem quantas doses vegetarianas ou sem glúten preparar, o que obriga a ajustes de última hora ou a improvisos na cozinha.
• Convidado barrado ou constrangido à entrada por não seguir um dress code que nunca foi confirmado, só comunicado.
• Padrinhos e madrinhas avisados do ensaio da primeira dança em cima da hora, porque a lista de quem tem um papel no evento nunca foi separada da lista geral.
• Recontagem manual de crianças e acompanhantes à porta, a atrasar a entrada de toda a gente que vem atrás.

É o mesmo tipo de retrabalho discutido em como prever o número exato de convidados e reduzir o desperdício. Só que, em vez de errar na quantidade, o erro está na qualidade da informação: o número de confirmados pode estar certo e, mesmo assim, faltarem refeições vegetarianas ou sobrarem cadeiras no sítio errado.

Um formulário por tipo de evento, não um modelo único

Um casamento, um aniversário e um evento corporativo têm necessidades de informação diferentes, e o formulário de confirmação deve refletir isso:

• Organizador de casamentos: campo de papel no evento (convidado, padrinho, madrinha, equipa de apoio), traje e restrição alimentar, para separar quem precisa de aviso de ensaio de quem só vai à festa.
• Casa de festas e catering: preferência de prato e restrição alimentar como campos obrigatórios, para fechar a produção da cozinha com o número certo de cada opção, e não só com o total de convidados.
• Empresa de eventos corporativos: empresa, cargo e telefone para a credenciação, além da restrição alimentar para o coffee break: dados que são a base do crachá impresso na receção.

Isto é a continuação natural de quem já escolheu confirmar presenças por link ou pelo WhatsApp em vez de folhas de cálculo (veja RSVP via WhatsApp: o que é e como funciona), aproveitando o mesmo formulário para recolher de uma só vez tudo aquilo de que a operação do evento vai precisar depois.

Como o RSVPito personaliza os campos da confirmação

No RSVPito, cada evento pode ter os seus próprios campos de confirmação (telefone, e-mail, data de nascimento, traje, restrição alimentar e outros, com obrigatoriedade configurável campo a campo) em vez de um formulário fixo, igual para qualquer tipo de festa. O convidado responde a tudo num único passo, pelo link ou pelo WhatsApp, e o organizador, o catering ou a produtora recebem a informação já organizada no painel, pronta para orientar a ementa, a credenciação ou a lista de quem tem um papel no evento. Veja mais nas soluções para organizadores de casamentos, nas soluções para casas de festas e catering e nas soluções para eventos corporativos.

Para saber que campos faz sentido pedir em cada tipo de evento, veja também como escolher uma aplicação de confirmação de presença.

Fale connosco e veja como personalizar os campos de confirmação do próximo evento que a sua empresa organizar.