Gerir vários eventos em simultâneo

Uma casa de festas com três eventos no mesmo fim de semana. Uma produtora com cinco clientes corporativos em curso ao mesmo tempo. Um organizador de casamentos que fecha a agenda da época alta com casamentos, aniversários e festas de empresa a sobreporem-se na mesma semana. A certa altura do crescimento, controlar a confirmação de presença de cada evento numa folha de cálculo separada (ou num separador diferente do mesmo ficheiro) deixa de funcionar. Não por falta de disciplina, mas porque o problema muda de tamanho. Veja porque é que gerir vários eventos em simultâneo pede uma estrutura diferente da de um único evento, e como fazê-lo sem perder o fio à meada.

Porque é que vários eventos em simultâneo não são só “mais do mesmo”

Controlar a confirmação de presença de um evento de cada vez é, no pior dos casos, trabalhoso. Controlar vários ao mesmo tempo multiplica um problema diferente: o risco de misturar informação entre eventos. É a confirmação do casamento de sábado anotada no separador errado, o cliente corporativo que recebe um número de convidados que afinal é de outro evento, o colega que atualiza a cópia local do ficheiro enquanto outro mexe numa versão desatualizada. Cada evento a mais na agenda não soma risco: multiplica-o.

Os sinais de que a operação já ultrapassou o Excel

• Uma folha de cálculo (ou separador) por evento, sem um sítio único que mostre o total de confirmados em todos os eventos ativos de uma só vez.
• Mais do que uma pessoa a atualizar os números do mesmo evento por caminhos diferentes (WhatsApp pessoal, e-mail, telefone), sem que as versões batam certo no fim do dia.
• Confirmações de eventos diferentes a chegar ao mesmo número de WhatsApp, obrigando alguém a identificar à mão de que festa ou evento corporativo é cada resposta.
• Ninguém na equipa consegue responder a “quantos confirmados temos, somando todos os eventos desta semana?” sem abrir ficheiro a ficheiro.

O que muda com uma conta única para vários eventos e várias equipas

O RSVPito foi pensado para separar eventos sem separar a operação: tudo fica numa só conta, mas cada evento tem a sua própria confirmação pelo WhatsApp ou por link, o seu painel e a sua lista, sem risco de dados de um evento passarem para outro.

• Vários eventos numa única conta: cada evento com a sua confirmação, o seu painel e a sua lista de convidados, isolados dos restantes.
• Equipa com vários utilizadores e perfis de acesso: cada pessoa vê e edita só o que precisa, sem depender de uma folha de cálculo partilhada em edição livre.
• Painel em tempo real por evento: confirmados, recusas e pendentes atualizados a cada resposta, sem esperar que alguém passe os números por mensagem.
• Campos personalizáveis por evento: cada evento pergunta o que precisa (traje, restrição alimentar, acompanhante), sem impor o mesmo formulário genérico a todos os clientes.
• Lista exportável por evento, pronta para o catering fechar a ementa ou o organizador montar a sala, sem misturar listas de eventos diferentes.
• Check-in com código QR no dia, evento a evento, mesmo quando dois eventos acontecem no mesmo espaço, em salas diferentes, no mesmo dia.

Gerir vários eventos em cada tipo de empresa

• Casas de festas e catering: um fim de semana com dois ou três eventos em simultâneo deixa de significar dois ou três controlos paralelos e incompatíveis. Cada sala, cada festa, com o seu painel de confirmados, para prever o consumo sem misturar listas. Veja mais nas soluções para casas de festas e catering.
• Empresas de eventos corporativos: vários clientes com eventos em curso ao mesmo tempo pedem controlo de acesso por utilizador. Cada produtor da equipa trata dos seus eventos, sem risco de mexer no evento errado nem de expor a lista de convidados de um cliente a outro. Veja mais nas soluções para eventos corporativos e como a credenciação com código QR fecha o ciclo no dia de cada evento.
• Organizadores de casamentos: uma agenda de época alta com vários casamentos e festas na mesma semana é mais fácil de aguentar quando cada evento tem o seu painel, em vez de depender da memória ou de uma folha de cálculo atualizada à pressa entre compromissos. Veja mais nas soluções para organizadores de casamentos.

Se a dúvida é por onde começar a avaliar uma ferramenta, veja como escolher uma aplicação de confirmação de presença. E se o problema é reduzir o improviso em festas, mostramos também como isso funciona numa aplicação de confirmação de presença em festas.

Uma conta, vários eventos, sem perder o controlo

O RSVPito organiza a confirmação de presença de cada evento, pelo WhatsApp ou por link, dentro de uma única conta, com vários utilizadores, permissões por pessoa e um painel próprio por evento, para quem tem mais de um evento em mãos sem abdicar de saber exatamente quem confirmou em cada um.

Fale connosco e veja como organizar a confirmação de presença de todos os seus eventos numa só conta.