Quanto custa o no-show em eventos

As feiras de casamentos e festas juntam, num só lugar, os fornecedores que mais sentem na pele um problema que raramente aparece no orçamento do evento: o convidado que confirma a presença e, na hora, simplesmente não aparece. Para quem organiza ou presta serviços a eventos, cada lugar vazio tem um preço, e normalmente é maior do que parece.

O no-show não é só estatística, é uma linha de custo

É fácil tratar o no-show como um pormenor inevitável: “há sempre quem confirme e não vá”. O problema é que, na prática, cada ausência traz um custo real, pago com antecedência e não recuperado:

• Refeição e bebida contratadas por pessoa: muitas empresas de catering cobram pelo número de convidados confirmados, não pelo número que aparece; a refeição fica pronta e vai para o lixo.
• Lugar, cadeira e loiça montados: decoração, aluguer de mobiliário e montagem das mesas são dimensionados pelo número confirmado, não pelo número que se senta à mesa.
• Lembranças e brindes: itens comprados por convidado, que sobram quando a confirmação não se traduz em presença.
• Espaço contratado por escalão de capacidade: muitas salas e quintas cobram por escalão de convidados; sobredimensionar por causa de confirmações que não se concretizam sai caro.

Fazer as contas (um exercício simples)

Pegue num evento com 200 confirmados e some o custo médio por convidado: catering, espaço e lembranças. Suponha, como exercício, que 8% dos confirmados não aparecem: são 16 lugares pagos e vazios. Multiplique esses 16 lugares pelo custo por convidado e terá o valor que saiu do orçamento sem se transformar em experiência para ninguém. Multiplique depois pela agenda de uma empresa de organização de eventos ou de uma casa de festas com vários eventos por mês, e o “pormenor inevitável” torna-se uma das maiores fontes de desperdício silencioso do negócio.

É o mesmo raciocínio detalhado em como reduzir o no-show em eventos e em como prever o número exato de convidados e reduzir o desperdício, só que a olhar diretamente para o valor em dinheiro, e não apenas para o comportamento do convidado.

Porque é que a confirmação de presença tradicional não resolve isto

• Confirmar não é o mesmo que lembrar: quem confirma três semanas antes pode simplesmente esquecer-se, sem um lembrete perto da data.
• O Excel não avisa ninguém: uma confirmação anotada numa folha de cálculo não gera nenhum lembrete para o convidado nem nenhum alerta para quem organiza.
• Sem um canal de resposta fácil, o convidado nem sempre desmarca: se cancelar dá mais trabalho do que faltar, muita gente escolhe faltar.

Como reduzir o custo do no-show

1. Confirmar por um canal de resposta rápida (o WhatsApp converte mais do que o e-mail ou o telefone), em vez de depender de uma confirmação única, feita semanas antes e nunca mais revista.
2. Enviar um lembrete automático perto da data do evento, para reduzir o esquecimento, a principal causa de no-show nas confirmações feitas com muita antecedência.
3. Fechar o pedido ao catering e a produção com base no número de confirmados mais recente, e não na lista inicial de convidados.
4. Acompanhar, em tempo real, a diferença entre confirmados e presentes, para tratar o no-show como uma métrica recorrente e não como uma surpresa em cada evento.

Como o RSVPito ajuda a reduzir este custo

O RSVPito confirma a presença pelo WhatsApp ou por link, com lembretes automáticos perto da data do evento (o ponto onde a confirmação manual mais falha) e um painel em tempo real que mostra, sem depender de folhas de cálculo, quantos confirmados existem de facto hoje, e não há três semanas. Veja mais nas soluções para casas de festas e catering e nas soluções para organizadores de casamentos.

Fale connosco e veja como reduzir o custo do no-show no próximo evento que a sua empresa organizar.