Área do Cliente para Cerimonial e Buffet

“Quantos já confirmaram?” “Dá para incluir mais dois primos?” “Mandei a arte do convite por e-mail, chegou?” Quem trabalha com cerimonial ou buffet sabe que, nas semanas antes do evento, uma parte grande do dia vai para responder o cliente. Não por falta de organização: o cliente quer acompanhar, e o único caminho é perguntar à empresa.

Com a página do anfitrião do RSVPito, o cliente que contratou o evento ganha a própria área para acompanhar e colaborar, sem precisar ligar.

O que o anfitrião consegue fazer sozinho

• Acompanhar as confirmações em tempo real, com filtros (vai, não vai, talvez, pendente) e, no dia, quantas pessoas já chegaram.
• Adicionar convidados e acompanhantes à lista, dentro do limite do evento.
• Enviar a arte do convite e fotos para a página do evento.
• Mandar documentos para o organizador.
• Ligar ou desligar a opção de levar acompanhante.
• Ver o resumo das perguntas aos convidados, só com as contagens (quantos vegetarianos, quantos precisam de transporte), nunca as respostas de cada pessoa.

O anfitrião entra por um link do evento, com um código enviado ao celular ou ao e-mail dele. Não há senha para ele criar nem aplicativo para instalar.

O que continua com a sua empresa

A área do cliente divide o trabalho, não o controle. O envio das mensagens, a régua de lembretes, o mapa de mesas e a recepção continuam com a empresa: o anfitrião acompanha, mas não edita o mapa do salão. No sistema, cada evento mostra o anfitrião ligado a ele, e a empresa mantém o cadastro dos clientes com o histórico de eventos de cada um, com um atalho para criar o próximo evento do mesmo cliente.

E a empresa não perde nada de vista: quando o anfitrião inclui convidados, o organizador é avisado na central de avisos do sistema, que também chega como notificação no navegador e no celular.

Por que isso muda a rotina do cerimonial

Para o cerimonial que atende vários casamentos ao mesmo tempo, o atendimento ao cliente é a tarefa que mais cresce com a agenda. Cada ligação de “quantos confirmaram?” interrompe o trabalho de alguém. Quando o cliente acompanha a lista sozinho, a conversa com ele muda de “me passa o número” para decisões que importam: o que fazer com os pendentes, como resolver um acompanhante a mais, quando fechar a lista.

Também reduz um problema clássico: a lista paralela. Quando os noivos ou a família podem incluir convidados direto no sistema, a lista oficial deixa de conviver com a planilha da mãe da noiva e o grupo de WhatsApp da família. Falamos mais disso em como o cerimonial profissionaliza a confirmação de presença.

Para buffets e casas de festa

No buffet, o anfitrião costuma ser o pai ou a mãe do aniversariante, ou o responsável de RH no evento corporativo. Ter a lista e as confirmações à mão tira ansiedade do cliente, e enviar arquivos e documentos pela própria página evita que contrato, arte do convite e lista de restrições se percam em e-mails diferentes.

Boas práticas para liberar a página do anfitrião

• Combine no contrato até quando o cliente pode incluir convidados, alinhado ao prazo de RSVP.
• Defina com ele a regra de acompanhantes antes de liberar a opção.
• Explique que a lista do sistema é a lista oficial do evento.
• Use a pesquisa de satisfação depois do evento para saber se o acompanhamento ajudou.

Veja também as soluções do RSVPito para cerimonialistas.

Fale com a gente e veja como a página do anfitrião pode tirar ligações da rotina da sua empresa.